Procedimientos: definicion y caracteristicas

Procedimientos: definicion y caracteristicas

Definición

Los procedimientos dentro de una organización son muy importantes. Consideremos a los objetivos como la razón misma de la empresa y a los procedimientos como el medio para lograrlos. El procedimiento nos dice cómo hacer el trabajo, qué proceso usar,  así  como  la  información  complementaria  u  observaciones  necesarias  del mismo. Los procedimientos están orientados hacia las tareas. En muchas ocasiones, se menciona que para poder estandarizar el trabajo dentro de las empresas es necesario elaborar un manual de procedimientos. De esta manera, el subordinado no tendrá que estar preguntando constantemente o, en el peor de los casos, inventar cómo hacerlo; así, el manual de procedimientos es una guía importante de trabajo y de toma de decisiones. Este tipo de documentos (manual de procedimientos) tiene naturaleza de instrucción. Mencionaremos a continuación algunas de las definiciones de los procedimientos.

Víctor Lázaro los define como: “Una serie de funciones, pasos, empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo, sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía”.

Münch Galindo y García Martínez: “Los procedimientos establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que debe seguirse en la realización de un trabajo repetitivo”.

Agustín Reyes Ponce: “Los procedimientos son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica más eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa”.

Características

a) Los procedimientos son un instrumento de carácter administrativo, y no técnico, como lo son los métodos.

b) Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, aunque se encuentran en mayor número en los niveles de operación.

c) Los procedimientos tienden  a formar “rutinas” de  actividades, y no  permiten iniciativa y creatividad por parte de los trabajadores.

d) Los procedimientos representan el concepto burocrático de una organización bajo la bandera del eficientismo.

e) Los  procedimientos  son  como  “el  seccionamiento”  funcional  de  cada  acto administrativo.

f) Los procedimientos siempre se fijan por escrito y, de preferencia, gráficamente.

g) Los procedimientos generan la especialización y degeneran en la enajenación del trabajo.